Ovako velike narudžbe su veoma poželjne za uokvirivače. Međutim, prije prihvaćanja treba jako pripaziti.
Neki su uokvirivači specijalizirani u proizvodnji velikih narudžbi okvira. Njihove su cijene naravno povoljnije od uobičajenih, a osim toga organizirani su za serijsku proizvodnju. Da li se isplati upustiti se u taj sektor?
Pogledajmo slučaj jednog uokvirivača koji se nalazi prvi put u situaciji prihvatiti jedan obimniji posao.
Narudžba
Kad govorimo o velikoj narudžbi mislimo na barem 50 okvira za jednog jedinog kupca. Narudžba se, upravo zbog važnosti, mora dokumentirati sa predračunom koji obuhvaća cijene, rokove isporuke, uvjete plaćanja itd. kao pravi pravcati ugovor.
Primjeri ovakvih narudžbi mogu biti različiti, a najuobičajeniji su:
Okviri za fotografske izložbe. Obično se radi o standardnim dimenzijama i istoj vrsti okvira.
Okviri za hotele, restaurante itd. Narudžba može obuhvatiti i nabavu štampi koje treba uokviriti.
Okviri za kancelarije. I u ovom slučaju može obuhvatiti nabavu štampi za uokvirenje.
Uokvirenje štampanog materijala ili propagandnih panoa koji su namijenjeni za raspodjelu za vrijeme propagadnih aktivnosti.
Nagradni natječaji, tečajevi itd. U tim slučajevima uokviruju se medalje, pločice, diplome itd.
Okviri koji su namijenjeni daljnoj prodaji u trgovinama kućnim potrepštinama ili poklon predmetima, u zlatarnama, robnim kućama itd.
Zajednička karakteristika svih ovih velikih narudžbi je da se obično radi o jednostavnim okvirima gdje je važan faktor suzdržana cijena.
Kupac
Kupci ovako velikih narudžbi su obično javne ustanove ili privatne firme kao što su npr. banke, velike firme koje žele ukrasiti kancelarije, hoteli, restauranti, organizacije u propagandnom sektoru itd.
Kod javnih ustanova obično osoba zadužena za ispostavljanje narudžbe nema iskustva na tom polju. Ne događa se svakodnevno da jedna organizacija treba veliki broj okvira. Zadužena se osoba, dakle, obraća nekom uokvirivaču kojeg poznaje i nije u stanju proocijeniti da li je sposoban izvršiti velike serijske radove. Ovo pomanjkanje iskustva može biti povoljno za uokvirivača.
Predračun
U ovim slučajevima kupac obično traži predračun. Ponekad taj predračun služi za usporedbe sa drugim uokvirivačima, a ponekad samo zato da bi kupac imao predodžbu o trošku ili jer ne želi iznenađenja prilikom preuzimanja. Naravno, za uokvirivača je poùeljnije da se predračun ne uspoređuje sa drugim uokvirivačima. Bilo bi veoma korisno izvršiti jedno diskretno istraživanje u tom smislu.
Predračun ne smije biti previsok jer postoji opasnost da se posao izgubi; međutim, još gore ako je prenizak jer bi u tom slučaju izgubili novce. Kako obračunati cijene? Postoje dva rješenja: ili se cijena obračuna na uobičajeni način, a zatim se primjenjuje popust, ili se prethodno obračunaju svi troškovi koji se odnose na narudžbu i na ukupan iznos troškova dodaje se dobit. Poželjnije je drugo rješenje pogotovo ako se radi o popriličnom broju okvira. Međutim, treba dobro pripaziti da se uvrste svi troškovi: materijal, rad, i jedan dio općih troškova.
Uokvirivač koji nema prakse sa velikim narudžbama nastoji omalovažiti vlastite troškove budući da je namamljen idejom prihvaćanja narudžbe, pogotovo u vrijeme oskudice posla. Ne smije odoliti. Ako se ne procijene realne vrijednosti troškova postoji opasnost gubitka novaca.
Organizacija radnje
Da li ste organizirani da udovoljite jednoj izuzetnoj narudžbi? Imate li dovoljno prostora? Imate li pogodne sprave? Prije nego prihvatite posao morate dobro razmotriti sve ove uvjete. Ukoliko je vaša radnja manja od 30 kvadratnih metara, ne možete ni pomisliti da može sadržati više od stotinjak okvira, jedino ako imate mogućnost da privremeno raspolažete dodatnim prostorom.
Da li su vaše sprave prikladne za serijski rad? Trebalo bi imati na raspolaganju barem jednu pilu, jedan pneumatski stroj za spajanje okvira i jednu spravu za rezanje kartona. Ukoliko ne raspolažete ovim spravama teško ćete biti kompetitivni za serijske radove. Međutim, sprave ne predstavljaju sve: morate se dobro organizirati i za serijski rad odnosno imati dovoljno praznog prostora za slaganje materijala, podesne radne stolove i naročito mora vladati red.
Osoblje
Da bi mogli udovoljiti velikim narudžbama potrebno vam je i osoblje. Bilo bi teško samo i pomisliti da možete sve sami napraviti. Dakle, morat ćete ili zaposliti novo osoblje ili dio posla povjeriti nekom drugom izvan radnje. U oba slučaja postoje dobra i loša strana. Zapošljavanjem novog osoblja postoji rizik da jednom kad je izuzetan posao napravljen više nemate dovoljno posla za pravdanje novih zaposlenih osoba. Jedno od rješenja može biti zaposliti osoblje na određeno vrijeme; međutim, u ovom slučaju problem je obučavanje koje se ne može izvršiti u kratkom vremenskom razdoblju. A osim toga, obučavanje znači trošak koji se kasnije gubi ukoliko je osoblje zaposleno samo na određeno vrijeme.
Nabava
Da bi mogli predočiti predračun sa suzdržanim cijenama, treba nabaviti materijal po najpovoljnijim cijenama. Kupujući velike količine mogu se dobiti niže cijene i veći popusti. Potrebno je, dakle, tražiti dobavljače koji pridaju veću važnost obujmu nabavke. U prvom redu tražiti proizvođače, a ne veletrgovce, firme koje ne prave velike reklame, one koje nemaju organiziranu prodaju i koje stoga mogu primjenjivati niže cijene. Ta istraživanja nisu jednostavna ako nemate iskustva na tom polju. U vašim zahtjevima nemojte zaboraviti napomenuti da trebate čim niže cijene kako bi mogli predočiti čim niži predračun za jednu veliku narudžbu. Morate jako pripaziti na obećani rok isporuke dobavljača. Veoma često proizvođači, za razliku od veletrgovaca, imaju prilično duge rokove isporuka jer nemaju zalihe na skladištu; ukoliko vam roba stigne prekasno imali biste velike probleme sa vašim kupcem.
Morate uzeti u obzir i uvjete plaćanja. Ne možete si dozvoliti da materijal platite prije nego li vam kupac plati naručeni posao osim u slučaju da posjedujete velika finacijska sredstva. Imajte na umu da ako prvi put kupujete, dobavljač će tražiti plaćanje prilikom isporuke.
Postupci rada
Za velike narudžbe treba primjeniti postupke za serijsku proizvodnju. Okviri se ne mogu izrađivati jedan po jedan; posao bi trajao veoma dugo. Prije svega treba izrezati sve letvice; zatim spojiti sve okvire, izrezati sva stakla i passepartoute itd. Bilo bi veoma korisno pribilježiti utrošeno vrijeme za svaku pojedinu radnju kako bi na kraju bili u stanju izračunati ukupno utrošeno vrijeme i na taj način dobiti ukupan trošak posla. Na taj ćete način izbjeći greške u procjenama za eventalne buduće radove.
Rezanje letvica. Za serijske radove svakako se preporuča upotreba pile za deblje okvire. Za tanje okvire može odgovarati i giljotina jer u jednom jedinom potezu reže oba kuta pod 45°.
Ako morate izraditi čitavu jednu seriju okvira istog tipa ali različitih mjera, prije svega pripremite shemu rezanja. S jedne strane papira pribilježite popis okvira koje morate napraviti (mjeru i količinu za pojedinu mjeru). S druge strane za svaku mjeru naznačite broj komada koje morate izrezati počevši od najveće. Zbrojite okvire koje morate napraviti i komade koje morate izrezati. Prekontrolirajte da je broj komada 4 puta veći od broja okvira. Zatim shemu predajte operateru koji je zadužen za rezanje
Letvice za rezanje postavite sve zajedno na stol već u položaju za rezanje tako se izbjegne svaki put okretati. Prikladno je započeti rezanjem dužih komada, a kasnije postepeno preći na one kraće zbog bolje upotrebe odrezaka. Kako dobivamo odreske tako ih privremeno po veličini slažemo da bi ih, prilikom izmjene mjere, ponovno redom koristili. Treba izbjegavati premale odreske koje ne možemo ponovno upotrijebiti za seriju manjih mjera. Pravilna organizacija za vrijeme rezanja omogućava završiti posao do kraja bez ostataka odrezaka. Odrezani komadi se uredno slažu po mjeri u ladicama odnosno određenim kolicima.
Spajanje okvira. Za serijske radove neophodan je pneumatski stroj za spajanje. Na tržistu postoje različiti strojevi za spajanje okvira. Obično kod spajanja sa strojem nije potrebna upotreba ljepila. Poželjnije je umjesto ljepila staviti spojnicu više.
Rezanje stakla. Mogu se upotrijebiti trokuti za serijsko rezanje stakla. Još bolje ako se koriste okomite sprave za rezanje stakla koje olakšavaju serijsko rezanje i daju maksimalnu točnost prilikom rezanja. Još jedno rješenje sastoji se u kupovini već odrezanih staklenih ploča u određenim standardnim mjerama. Staklene se ploče moraju uvijek držati u okomitom položaju pod laganim nagibom, ali nikad vodoravno.
Rezanje passepartouta. Na tržištu postoje sprave za rezanje passepartouta koje omogućavaju rezanje svih četiriju strana otvora bez pomicanja passepartouta. Međutim, radi se o prilično skupim spravama koje zahtjevaju prilično velik obim posla da bi se ekonomski isplatile. U nedostatku može se upotrijebiti i jednostavna sprava za rezanje pazeći da se posao odvija serijski (prije sve duže strane, a zatim kraće).
Rezanje poleđine okvira.Za rezanje kartona, lesonita, laminata ili slično potreban je rezaò kartona jer bi rezanje sa nožićem bilo dugo i mukotrpno.
Postavljanje slike u okvir. Za fiksiranje slike u okvir mogu se upotrijebiti pneumatski pištolji ili pištolji kao što su F18 ili Frame Master. U nekim slučajevima kupac može zatražiti fleksibilne pločice umjesto čavlića. Na tržištu postoje razni tipovi pištolja za fiksiranje pločicama ovisno o nivou automatizacije.:
Postavljanje vješalice. Upotrebom pneumatskog pištolja koji perforira metal vješalice uštedjeli bismo na vremenu. Ako se, međutim, vješalica fiksira na poleđinu okvira (karton ili lesonit), a ne na sam okvir, može se upotrijebiti sprava za fiksiranje; ovisi o vrsti upotrebljene vješalice.
Plaćanje
Ovo je vjerojatno najdelikatniji dio kod velikih narudžbi. Ukoliko nam narudžba stiže od strane neke javne ustanove, plaćanje može biti veoma dugo i nije uvijek sasvim točno definirano. Ponekad se plaćanje vrši tek nakon što su namijenjena sredstva za taj trošak raspoloživa. Morate se točno uvjeriti koji će biti rokovi plaćanja. I nakon što ste dobili usmene garancije o roku plaćanja, nemojte slijepo vjerovati na datu riječ. Treba predvidjeti da će rok plaćanja biti mnogo duži od obećanog. Ukoliko vam je rečeno da će uplata biti izvršena u roku od 60 dana, treba predvidjeti da će najvjerojatnije biti izvršena u roku od 120 dana.
Ukoliko nam narudžba stiže od privatne firme, problem plaćanja nije manji. Velike privatne firme obično imaju veoma duge rokove plaćanja. Ponekad zahtjevaju da posao bude potpuno gotov prije nego prihvate račun i stave ga na naplatu. Ukoliko narudžba predviđa isporuku u više navrata, traže da račun predočite tek na kraju posljednje isporuke. Kod privatnih firmi postoji i rizik da dođe do financijskih poteškoća. Nije na odmet da se osiguramo i u tom pogledu tražeći informacije od naše banke. Još jedan od rizika je da dođe do prigovaranja nakon isporuke. Prigovori mogu biti vezani za kvalitetu posla, zakašnjenje u isporuci, eventualne oštete prilikom prijevoza itd.
Kako postupati u tim slučajevima? Treba biti jako pažljiv. Jedan krivi potez mogao bi nas jako skupo koštati; mogao bi determinirati i stečaj. Ne smije se odolijeti primamljivosti velikog posla ako uokvirivač ne posjeduje financijska sredstva za opstanak do trenutka uplate. U nekim slučajevima treba od zatražiti od kupca podesnu akontaciju prilikom samog naručivanja. Bolje je izgubiti narudžbu nego izgubiti novac.
Rok isporuke
I u pogledu ove točke treba pripaziti. Kupac često nameće veoma kratke rokove. Ponekad ugovor uključuje i kazne za zakašnjenja u isporuci. Uokvirivač mora biti objektivan i utvrditi da li je sposoban izvršiti isporuku u određenom roku. Ne smije biti pretjerano optimist. Mora imati u vidu da, osim izvanredne narudžbe, mora ispuniti i uobičajeni svakodnevni posao koji se ne smije ni u kom slučaju zanemariti. Uokvirivač mora biti veoma pažljiv prilikom određivanja rokova isporuke i mora se prije svega uvjeriti što bi se desilo u slučaju da ih ne poštuje. Bila bi ogromna ekonomska šteta da se narudžba poništi za vrijeme izvođenja zbog zakašnjenja u isporuci. Osim toga, uokvirivač mora voditi računa o eventualnim nepredviđenim slučajevima kao što su bolovanje osoblja, zakašnjenja u isporuci od strane dobavljača itd.
Dodatni uvjeti narudžbe
Prilikom sklapanja ugovora treba jako pripaziti i na ostale uvjete koje se odnose na ambalažu, prijevoz, isporuku, postavljanje okvira, održavanje itd.
Ambalaža. Ponekad ugovor predviđa da okviri budu spakirani svaki zasebno u kartonskim kutijama. Naravno, kutije moramo kupiti kod nekog proizvođača kartona. Ukoliko nemate iskustva na tom polju, recite to otvoreno vašem kupcu.
Prijevoz. Niti ovu točku ne smijemo zanemariti prilikom obračunavanja troškova. Vodite računa da prijevoz na vaš teret podrazumijeva i vašu odgovornost za eventualne štete na okvirima prouzrokovane za vrijeme prijevoza. Pravovremeno utvrdite odredište isporuke.
Instaliranje. Ponekad se od uokvirivača traži i da objesi okvire na njihovo mjesto. I taj se zadatak može ispostaviti teškim, zato ga je bolje unaprijed razjasniti.
Održavanje. Pripazite što kaže ugovor u slučaju da se okviri razbiju nakon isporuke. Tko je odgovoran? Ako okvir padne sa kuke nakon isporuke, što se dešava? Problem ima posebnu važnost ako okvir padne prije izvršenja uplate.
Zaključak
Da li se isplati upuštanje u sektor velikih narudžbi? Ovisi o raznim faktorima, od kojih je najvažniji smještaj i veličina radnje. Ukoliko posjedujemo prilično veliku radnju u ne komercijalnoj zoni preporučljivo je usmjeriti se na veliku proizvodnju. U protivnom, ako se radnja nalazi u centru koji je prilično posjećen, a prostor je ograničen, bolje je zaboraviti velike narudžbe.
Teško ali zanimljivo rješenje moglo bi biti istovremeno održati velike i male narudžbe. Međutim, organizacija mora biti savršena, mora biti u stanju istovremeno efikasno održati obje aktivnosti. Najveća prednost ovakve organizacije je mogućnost nabavljanja po niskim cijenama koje osiguravaju priličnu dobit kod izrade malih narudžbi. Početni uokvirivač koji nema iskustva sa velikim narudžbama mora biti veoma oprezan da ne napravi krivi potez. Ako je prostor kojim raspolaže ograničen i ako radi sam, mora dobro razmisliti prije nego prihvati jednu veliku narudžbu. U većini slučajeva najpovoljnije rješenje u ekonomskom pogledu je jednostavno odbiti ponudu.